Compliance – Regeln für ethisches Handeln

Außer den gesetzlichen Regelungen gibt es viele individuelle Compliance-Ideen, die gutes Management zum Ziel haben. Um zum Unternehmen passende Compliance-Richtlinien aufzustellen, sollte zunächst analysiert werden, welche Umgangsformen in der Unternehmenskultur schon gelebt werden. Dann sollte eine Arbeitsgruppe Compliance-Ziele vereinbaren. Zum Schluss wird ein Regelwerk erstellt, in dem die neuen Richtlinien festgelegt werden und zudem geklärt wird, wie diese umgesetzt und den Mitarbeitern kommuniziert werden.

Praktisch alle Rechtsbereiche sind von Überlegungen rund um Compliance betroffen. Besonders riskant wird es für Unternehmen, wenn Mitarbeiter gegen Gesetze verstoßen und damit womöglich hohe Strafzahlungen und Imageverlust drohen. Es ist jedoch nicht immer ersichtlich, ob ein Mitarbeiter wirklich verwerflich gehandelt hat. So verläuft die Grenze beispielsweise bei der Annahme von Geschenken fließend. Was ist ein harmloses Präsent, wann könnte es als Bestechung gelten? Hier sollten die Richtlinien einen eindeutigen Wert vorsehen. Ist ein Geschenk teurer, darf der Mitarbeiter es nicht annehmen. Mit einer Grenze von 10 bis 20 Euro ist eine Zuwendung das, was sie sein sollte: beispielsweise eine kleine Aufmerksamkeit eines Geschäftspartners zu Weihnachten.

Vorsicht ist bei Preisabsprachen geboten. Bei Wettbewerbsverzerrungen etwa kennt der Gesetzgeber keine Gnade. Compliance meint dann nicht nur, sich an selbst gesetzte Regeln zu halten, sondern es geht um strafrechtlich relevante Tatbestände. Gesetze kreativ zu umgehen hat eine lange Tradition. Steuerhinterziehung galt früher als Volkssport, wird heute jedoch mehr und mehr verfolgt und geahndet. Auch die Medien sind aufmerksamer geworden. Staatsanwaltliche Ermittlungen stehen dann schnell in der Zeitung und schädigen das Image.

Ein allzu harsches Vorgehen bei Problemen mit Kunden kann ebenso das Image trüben. In den sozialen Medien taucht dann schnell Kritik auf, selbst wenn sie ungerechtfertigt ist. Besser ist es, als Compliance-Regel einen deeskalierenden Umgang bei Kundenbeschwerden festzuschreiben. Freundliche, vorgeschriebene Formulierungen und Kulanz zahlen sich langfristig aus. Bei Inkassoangelegenheiten sollten realistische Lösungen angeboten werden. Das heißt aber nicht, dass ein Unternehmen auf finanzielle Forderungen verzichten sollte. Compliance meint auch, Kunden oder Auftraggeber an vereinbarte Abmachungen zu erinnern und darauf zu bestehen.

Compliance meint nicht nur Gesetzestreue, sondern bezieht soziale Verantwortung und allgemein gute Umgangsformen auch innerhalb des Unternehmens mit ein. Wer Praktikanten ständig als vollwertige Mitarbeiter ohne Bezahlung einsetzt, macht sich der Ausbeutung schuldig, selbst wenn sich immer wieder junge Leute dafür finden. Auch leistungsgerechte Bezahlung und eine adäquate Arbeitsplatzbeschreibung mit einer entsprechenden Einordnung in Tarifverträge sind Teil von Compliance-Richtlinien. Interne Regeln und Kontrollen fördern also nicht nur den fairen Umgang mit Zulieferern und Kunden, sondern auch mit Mitarbeitern.

Das bestformulierte Papier ist nichts wert, wenn die Inhalte nicht auch gelebt werden. Prinzipiell kann die Compliance-Richtlinie von oben angeordnet und kontrolliert werden. Besser ist es aber, eine Arbeitsgruppe zu etablieren, in der neben Führungskräften auch Mitarbeiter sitzen. Schulungen über die Richtlinien mit Fallbeispielen bringen alle auf einen einheitlichen Informationsstand.

Was ist zu tun, wenn Missstände sichtbar werden? Viele Mitarbeiter haben nicht zu Unrecht Angst, als unkollegial oder illoyal zu gelten, wenn sie unethisches Verhalten ansprechen. Auch für solche Fälle müssen die Compliance-Regeln Maßnahmen vorsehen. Ein möglichst einfaches Kontrollsystem mit Vertrauenspersonen kann helfen. Mitarbeiter sollten sich vertrauensvoll und ohne Scheu an jemanden wenden können, wenn sie von fragwürdigen Vorgängen wissen. Größere Unternehmen setzen vielleicht einen externen Beauftragten für Compliance ein. Das ist mit Kosten verbunden, die ein kleineres, mittelständisches Unternehmen vermutlich scheut. Wenn Mitarbeiter hierfür eingebunden werden und die Geschäftsführung hinter den Compliance-Richtlinien steht, kann jedoch auch dafür gesorgt werden, dass die Richtlinien eingehalten werden.